Evently
Sovellus täysin uudenlaiseen keikkojen hallintaan
Evently on keikkojen ja tapahtumien hallintajärjestelmä agentuureille ja artisteille. Se on kokonaan uudistettu, selainpohjainen versio yli 20 vuotta markkinoilla olleesta Artisti-sovelluksesta. Eventlyn suunnittelusta ja toteutuksesta on vastannut Crossfade-ohjelmistoyritys yhteistyössä Raitala Musicin kanssa. Hanketta on rahoittanut Business Finland.
Eventlyn avulla voi hallinnoida agentuurien keikkatietoja, artistitietoja, henkilökuntaa, esiintymispalkkioita, tuotannollisia tehtäviä, asiakastietoja, laskutusta ja palkanmaksua. Lisäksi se ylläpitää rekistereitä muun muassa esiintymispaikoista, hotelleista ja erilaisista ryhmistä kuten kutsuvieraista ja postituslistoista.
Uusina ominaisuuksina Evently sisältää muun muassa yksinkertaisen tavan ilmoittaa ja käsitellä kutsuvieraita, kulukorvauksien nopean ja helpon ilmoittamisen sekä monipuoliset mahdollisuudet ajantasaisiin raportteihin ja tilastotietoon tuotannoista ja omasta liiketoiminnasta.
Agentuurien työn helpottamiseksi se sisältää myös uusia tapoja muistuttaa automaattisesti artisteja erilaisista deadlineista.
Selaimella toimivan ohjelmiston rinnalla Evently sisältää mobiilisovelluksen ja raportointityökalun. Yhdessä nämä helpottavat agentin ja artistien välistä kommunikointia, tehostavat tuotantoa, parantavat tietojen ajantasaisuutta sekä auttavat mittaamaan, analysoimaan ja organisoimaan agentuurien toimintaa.
Esimerkkejä Eventlyn toiminnoista
Kuvissa on näkymät kuvitteellisista tuotantotiedoista Evently-mobiilisovelluksessa.
Perustiedot
Sovelluksen avulla artistit ja henkilökunta pääsee tarkistamaan koska tahansa tapahtuman viimeisimmät tiedot. Ne päivittyvät reaaliajassa muutoksia tehtäessä ja yksityiskohdat on siististi ja jäsennellysti nähtävillä. Sovellus kertoo esim. onko keikka vielä avoinna vai jo vahvistettu, ja esiintymispaikan nettisivut tai sijainti kartalla on helppo tarkistaa. Keikalle voidaan kirjata myös kaikki yhteyshenkilöt rooleineen ja kontaktitietoineen, mikä on hyödyllistä varsinkin festivaaleilla.
Aikataulut
Myös esiintymisen aikatauluja voidaan kirjata tarvittaessa monelle päivälle etukäteen. Niihin voi lisätä tarkentavia huomioita ja esim. kiertuemanageri tai agentuuri pystyy muokkaamaan tietoja myös kesken kiertueen. Muutetut aikataulutiedot näkyvät korostetusti eri värillä.
Lisätiedot
Lisätietojen tekstikenttiin voi kirjata selkein väliotsikoin ja listauksin kaikki tuotannolliset yksityiskohdat. Jokaiselle artistille ja kokoonpanolle voidaan räätälöidä oletustiedot, jotka toimivat pohjana tapahtumakohtaisiin yksityiskohtiin ja samalla myös ohjaavat tuotantotietojen täyttämistä.
Kyselyt
Sähköpostin tai muiden viestivälineiden sijaan sovelluksen avulla agentti voi helposti tehdä artisteille vapaamuotoisia kyselyitä, joissa voi olla useita erityyppisiä kysymyksiä (teksti, monivalinta, päivämäärä, numero, kyllä/ei jne). Kaikkien henkilöiden vastaukset näkyvät yhdellä sivulla, josta on helppo tarkistaa esim. mitkä ehdotetuista keikkapäivistä sopivat kaikille.
Kutsuvieraat
Kutsuvieraiden ilmoittaminen on vaivatonta. Vieraita voi ilmoittaa sekä henkilöiden että yritysten nimillä ja tarvittaessa lukumääriin voi määritellä artisti- tai henkilökohtaiset kiintiöt. Jos kiintiö täyttyy, vieraita voi ilmoittaa jonoon, mikäli lippuja myöhemmin vapautuisi käyttöön. Vieraslistalle voi myös määritellä deadline-päivän, jonka lähestymisestä varoitetaan tapahtumanäytöllä.
Kulutiedot
Taksikuitit, polttoainekulut, parkkimaksut, hotellien kuitit - you name it. Voit ottaa valokuvan, ladata tiedoston tai kirjoittaa käsin keikkamatkalla syntyneet kulut suoraan sovellukseen, josta ne kulkeutuvat kätevästi suoraan agentuurin tilitykseen.
